1. עבודה עם 2 מסכים
במשך שנים עבדנו כל אחד עם מסך אחד, רק המפתח שלנו עבד עם 2 מסכים. בשנה האחרונה הוספו מסך לכל אחד מאיתנו כך שכולנו עובדים עם 2 מסכים. את השינוי הרגשנו במיידי החל מאותו יום. בכל מסך יש דפדפן עם לשוניות אחרות שפתוחות והמעבר בין אתרים (מייל, Trello, גוגל דרייב וכו') נהיה הרבה יותר מהיר ויעיל.
אם לדוגמא אתם רוצים לתת ללקוח הערות על האתר שלו, אז במסך אחד האתר יהיה פתוח ובמסך השני המייל. רק זה לבד מקצר הרבה תהליכים באופן משמעותי, ואתם יכולים לעשות את החישוב לבד כשמדובר בעשרות או במאות אינטרקציות כאלה ביום…
2. סטאנד אפ
לא, אני לא מדבר על מופע קומדיה 🙂
המושג "סטאנד אפ" נלקח מעולם הסטאראפים. צוותים בחברות סטארט אפ נוהגים להתחיל את הבוקר עם סקירת מצב ווידוא של המשימות שיש לכל אחד לאותו היום. בהרבה מקרים הסקירה מתבצעת בעמידה (מכאן Stand up), אך כמובן שזה לא חובה.
תהליך זה, שאמור לקחת משהו כמו 5-10 דקות כל בוקר, מכניס את העובדים (ואתכם) לשגרת סדר יום ומאפשר ליצור סדר עדיפויות חכם מצד אחד ופוקוס על המשימות החשובות מצד שני.
3. עבודה עם תוכנת משימות
אין דבר כזה "לזכור בראש". כל המשימות שלכם צריכות להיות כתובות. רבים מאיתנו פשוט אוספים את כל המשימות במייל ואפילו שולחים לעצמם מיילים עם משימות. גם אנחנו עשינו ככה במשך תקופה ארוכה, אך עבודה עם To Do List חיצוני, או מעבר לכך, תוכנה לניהול פרוייקטים חיצונית (למשל Trello, איתה אנחנו עובדים), תשפר את היעילות שלכם.
ברגע שיש יותר מדי 'על הראש' או המייל שלכם מוצף במשימות, אי אפשר לתעדף נכון, אי אפשר לשמור על פוקוס ומוטיבציה, נוצר עומס בעיניים ומפספסים לא מעט דברים.
בעזרת מערכת לניהול משימות, כמעסיקים, תוכלו לוודא מה המשימות הפתוחות של כל אחד, אילו משימות בטיפול, אלו משימות מחכות לצד שלישי ואלו משימות כבר טופלו.
4. סיכום יומי
בדומה לסעיף 2 (סטאנד אפ), הטכניקה הזו גם היא לוקחת כמה דקות בודדות ומוודאת שהעובדים שלכם ינצלו את יום העבודה כמו שצריך.
5-10 דקות לפני כל סוף יום, כל עובד יכול לשלוח לכם (או לראש הצוות / מחלקה שלו) מייל עם כל הדברים שביצע באותו יום. זה לא צריך להיות מייל חופר של 50 שורות, אלא מייל תמציתי שמסכם בנקודות קצרות את כל המשימות שבוצעו, ומשימות או הערות שצריכות התייחסות שלכם.
אם אתם מיישמים את ה'סטאנד אפ' כמו שצריך, טכניקה של 'סיכום יום' לא תמיד הכרחית.
5. להתחיל עם המשימות הכבדות על הבוקר
הגעתם למשרד? שתיתם קפה? זה הזמן הטוב ביותר לעבור על המשימות הכבדות שלכם ולהתקדם איתן. אם תדחו את המשימות הכבדות לסוף היום יקרה אחד מ-2 דברים: או שתדחו אותן ליום המחרת, או שכבר תהיו עייפים ולא מפוקסים ולא תבצעו אותן ביעילות מספקת.
אם יש משימה שאתם חייבים לעשות ואתם כל הזמן דוחים ודוחים, תשריינו לה זמן בלו"ז המשותף, ושכולם ידעו לא להפריע לכם בזמן שהקצבתם עבורה.עוד טיפים על ניהול זמן אפשר למצוא כאן.
6. גוונו במשימות
7. שימוש בתוכנות וכלים מתאימים
א. אפשר להוציא חשבוניות עם פנקס ולשלוח בדואר לכל לקוח, ואפשר להשתמש במערכת של חשבוניות באינטרנט ולעשות הכל אונליין ובצורה הרבה יותר מהירה וקלה.
ב. אפשר לבדוק מיקומים בגוגל בעזרת חיפוש ידני בחלון Incognito לכל לקוח שאתם מקדמים אורגנית, ואפשר לעבוד עם תוכנת מיקומים אוטומטית.
ציינתי 3 דוגמאות די טרוויאליות, אבל אפשר להשליך את זה על עוד הרבה פעולות ומשימות שאתם עושים ביום-יום, וכבר פותחו כלים שיכולים לקצר לכם תהליכים.
8. תבנו תהליכים אוטומטיים
ככל שהתהליכים יהיו יותר אוטומטיים, כך יהיו פחות שאלות ופחות עניינים לא ברורים. למשל מה קורה ברגע שנסגרת עסקה עם לקוח חדש? תבנו תהליך שיהיה כתוב וברור לכל מי שהעניין נוגע לו: איש המכירות מעדכן את ה-CRM, מעביר מייל עם פרטי העסקה למנהל ומייל עם הפרטים הרלוונטים למנהל תיק הלקוח בחברה שלכם. מנהל תיקי הלקוחות יפתח פרוייקט חדש בתוכנה איתה הוא עובד, מנה"ח החשבונות יצרו קשר עם הלקוח לגבי התשלום ויוציאו חשבונית, וכדומה…
בנוסף לכך, בעידן של היום יש לא מעט מערכות שיכולות לייעל תהליכים וליצור התממשקויות אוטומטיות. תוכלו לקרוא עוד על אוטומציה בפוסט הבא שלנו (אז אם עוד לא נרשמתם לניוזלטר, זה הזמן!)
9. תיפטרו מלקוחות ואנשים שמעיקים ולא שווים את הזמן שלכם
יש לכם לקוחות שמתקשרים אליכם כל יום והמצב לא משתפר? לפעמים לוותר על לקוח יכול רק להטיב אתכם. הנקודה הזו חשובה ורלוונטית לא רק לגבי לקוחות, גם אם יש לכם ספקים שמדברים יותר מאשר עושים, או אוהבים לבזבז לכם את הזמן כל פעם לפני פרוייקט חדש או ביצוע תשלום, זה גם סימן שהגיע הזמן למצוא ספק אחר.
10. רק מי שצריך להיות בפגישה שיהיה בפגישה
יש פגישה עם לקוח קיים / חדש? לא צריך להביא את כל המחלקה לפגישה. כנ"ל לגבי ישיבות. תשמרו על יעילות גבוהה בכך שרק מי שבאמת, אבל באמת, צריך להיות בפגישה יהיה נוכח בה. אם צריך את עזרתכם (או עזרה של איש צוות אחר) לחלק מסויים מהפגישה, אז כמובן שזה אפשרי ויהיה הרבה יותר יעיל לכל הצדדים.
11. נצלו זמן של נסיעות
עובדים ממשרד פיסי? כנראה שחלק לא קטן מהיום שלכם 'מתבזבז' בדרכים. בין אם זה ברכבת, באוטובוס או ברכב, אל תתייחסו לזמן הזה כזמן מת. הקשיבו לפודקאסט ותעשירו את הידע, או תטפלו בעניינים שאתם יכולים לסגור בטלפון (אם אתם נוהגים, אל תסמסו או משהו כזה 😇).
עייפים מדי? אז גם לשמוע מוזיקה זה אחלה (;
שתפו אותנו בעוד טכניקות שעוזרות לכם לשפר את האפקטיביות בעבודה כאן למטה בתגובות